Automatische systeemkoppeling

Van losse systemen naar één betrouwbare informatiestroom

Minder dubbel invoerwerk

Medewerkers voeren gegevens één keer in. Relevante informatie stroomt daarna automatisch door naar andere systemen.

Minder fouten

Gegevens niet steeds opnieuw overnemen. Dat verkleint de kans op typefouten, ontbrekende informatie en verschillende versies.

Actuele informatie

Medewerkers werken met informatie die vanuit het juiste bronsysteem wordt bijgewerkt. Dat verbetert de stuurinformatie.

Eén keer gegevens invoeren. Daarna staat het overal goed.

Gert van Hout

Developer

Slimme systeemkoppeling

Veel organisaties gebruiken verschillende systemen voor verkoop, administratie, planning en klantbeheer. Maar informatie beweegt niet altijd vanzelf met het werk mee.

Keistoer bouwt slimme systeemkoppelingen die gegevens automatisch ophalen, controleren en doorzetten. We verbinden niet alleen systemen, maar zorgen voor een betrouwbare informatiestroom tussen afdelingen en processen.

Zo voeren medewerkers minder gegevens over, ontstaan minder fouten en is actuele informatie beschikbaar waar die nodig is.

swipe

Dezelfde informatie steeds opnieuw invoeren

Een klant wordt ingevoerd in het CRM en daarna opnieuw in het ERP. Orders worden overgetypt en verkoop ziet een gewijzigde betaalstatus soms pas nadat iemand ernaar vraagt. Als systemen niet goed samenwerken, zijn medewerkers de verbinding. Dat kost tijd en kan leiden tot fouten of verouderde informatie.

Informatie automatisch laten doorstromen

Een slimme koppeling verbindt bijvoorbeeld je CRM, ERP, boekhouding en planning. Gegevens worden automatisch opgehaald, gecontroleerd en naar het juiste systeem gestuurd. We bepalen ook welk systeem leidend is en wat er gebeurt als informatie ontbreekt of afwijkt. Zo sluit de informatieoverdracht aan op jullie proces.

Een voorbeeld
Verkoop maakt een nieuwe klant aan in het CRM. Zonder koppeling typt de administratie de naam- en adresgegevens daarna opnieuw over in het ERP. Met een slimme koppeling worden die gegevens automatisch doorgezet. Zo hoeft niemand ze dubbel in te voeren en gebruikt de administratie dezelfde klantgegevens voor de factuur.

Wat kan een slimme systeemkoppeling doen?

Afhankelijk van jullie processen en systemen kan de oplossing onder andere:

nieuwe klanten vanuit het CRM in het ERP aanmaken;
orders automatisch naar het juiste systeem sturen;
klant- en orderinformatie tussen systemen bijwerken;
betaalstatussen zichtbaar maken voor verkoop;
facturen of vervolgacties automatisch klaarzetten;
gegevens controleren voordat ze worden verwerkt;
informatie omzetten naar het juiste formaat;
dubbele of ontbrekende gegevens signaleren;
wijzigingen waar nodig terugkoppelen;
fouten registreren en aan een medewerker melden;
gegevens op vaste momenten of direct uitwisselen.

Welke informatie wordt gekoppeld en in welke richting deze beweegt, bepalen we op basis van het proces. Niet ieder gegeven hoeft in ieder systeem terecht te komen.

Voor wie is dit interessant?

Een slimme systeemkoppeling is vooral interessant voor organisaties die:

verschillende systemen voor verkoop, planning en administratie gebruiken;
gegevens regelmatig handmatig overnemen;
met exports en Excel-bestanden tussen systemen werken;
fouten of vertraging ervaren bij informatieoverdracht;
niet altijd weten welke gegevens actueel zijn;
afdelingen beter willen laten samenwerken;
processen willen verbeteren zonder alle bestaande software te vervangen.

De meeste waarde ontstaat wanneer belangrijke informatie door meerdere systemen en afdelingen beweegt en medewerkers nu zelf de verbinding vormen.

Wat levert het op?

De waarde zit niet alleen in minder fouten. Gegevens stromen automatisch tussen systemen, waardoor medewerkers minder hoeven over te nemen en het proces minder afhankelijk is van die ene collega die alle tussenstappen kent.

Rekenvoorbeeld
Eén op de vijf ondervraagde professionals in grotere organisaties besteedt minstens 7 uur per week aan informatie overzetten en gegevens controleren. Dat is 364 uur per jaar: ruim 45 werkdagen. Een slimme systeemkoppeling kan een deel van dat handwerk voorkomen.

Actuele informatie

Snellere processen

Minder fouten

Minder dubbel invoerwerk

Minder losse tussenoplossingen

Gegevens stromen automatisch naar het juiste systeem. Ontbreekt er iets of wijkt er iets af? Dan krijgt je medewerker een melding en houdt die de controle.

Luc Lammers

Developer

Hoe kan Keistoer hierbij helpen?

Je hoeft niet meteen al jullie systemen te koppelen. We beginnen met de informatiestroom die het meeste handwerk of vertraging oplevert, bijvoorbeeld klantgegevens van CRM naar ERP. Werkt dat goed, dan breiden we stap voor stap uit.

Begrijpen 1 We brengen in kaart welke systemen worden gebruikt, waar informatie ontstaat en waar medewerkers gegevens handmatig overnemen.

Richting bepalen 2 Samen bepalen we welk systeem leidend is, welke gegevens moeten doorstromen en welke regels en controles nodig zijn.

Ontwikkelen 3 We realiseren de koppeling en de logica eromheen. Gegevens worden opgehaald, gecontroleerd, verwerkt en naar het juiste systeem gestuurd.

Doorontwikkelen 4 Na livegang blijven we betrokken. Op basis van resultaten en nieuwe behoeften verbeteren of breiden we de koppeling gericht uit.

Je vertelt welke systemen jullie gebruiken en waar gegevens nu handmatig worden overgenomen. Heb je een voorbeeld van informatie die tussen systemen ontbreekt, dubbel wordt ingevoerd of verouderd raakt? Neem het mee. Dan bekijken we samen welke koppeling haalbaar is en welke gegevens daarvoor nodig zijn.

Ready for the next step?
Laat het ons weten!

Naam

Bedrijfsnaam

Telefoonnummer

E-mailadres

Waar denk je aan?

Gelukt!

Bedankt voor je bericht. We lezen het door en nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Team Keistoer

Oeps! Er gaat iets mis. Probeer het nogmaals.

Sorry, er gaat helaas iets mis