Automatische orderverwerking

Van bestelling in je mailbox naar order in je ERP

Meer orders met dezelfde capaciteit

Het ordervolume kan groeien zonder dat het administratieve werk in hetzelfde tempo hoeft mee te groeien.

Minder invoerfouten

Artikelnummers, aantallen, prijzen en adressen worden automatisch herkend en waar mogelijk gecontroleerd.

Minder handmatig invoerwerk

Medewerkers hoeven bestelgegevens niet langer regel voor regel over te nemen. Zij richten zich op uitzonderingen en controles.

Verwerk meer orders in minder tijd, met minder fouten en zonder extra administratief personeel.

Tim van Mierlo

Commercieel manager

Slimme orderverwerking

Veel bestellingen komen binnen via e-mail, pdf, Excel of een purchase order. Een medewerker leest de bestelling, zoekt de klant en artikelen op en voert alle gegevens handmatig in het ERP-systeem in.

Keistoer bouwt slimme orderverwerking die bestelgegevens automatisch herkent, controleert en als order klaarzet in het ERP. Medewerkers hoeven niet langer alles over te typen en controleren alleen wat afwijkt.

Zo verwerk je meer orders in minder tijd, met minder fouten en zonder dat het administratieve werk evenredig meegroeit.

swipe

Iedere order opnieuw invoeren kost onnodig veel tijd

Een bestelling verwerken bestaat vaak uit dezelfde handelingen. Dat kost per order misschien maar enkele minuten. Bij tientallen of honderden orders loopt die tijd snel op.

Handmatig invoeren is bovendien foutgevoelig. Een verkeerd artikelnummer, aantal of afleveradres kan leiden tot vertraging, herstelwerk en vragen van klanten. Bij groei neemt niet alleen het aantal orders toe, maar ook de administratieve druk.

Automatisch uitlezen, controleren en klaarzetten

Slimme orderverwerking haalt gegevens uit e-mails en bijlagen, controleert ze en zet complete orders klaar in het ERP. Bij ontbrekende of afwijkende informatie controleert een medewerker de order.

Een voorbeeld
Een klant stuurt een bestelling als pdf met eigen artikelnummers. Slimme orderverwerking herkent de klant, koppelt de artikelnummers aan de juiste producten en zet de order klaar in het ERP. Kan een artikel niet betrouwbaar worden gekoppeld? Dan krijgt een medewerker dat punt ter controle, voordat de order wordt verwerkt.

Wat kan slimme orderverwerking doen?

Afhankelijk van jullie orderproces en systemen kan de oplossing onder andere:

nieuwe bestellingen in een mailbox herkennen;
e-mails, pdf-bestanden en Excel-bestanden uitlezen;
klantgegevens en afleveradressen herkennen;
klantartikelnummers aan interne artikelen koppelen;
artikelen, aantallen, prijzen en leverdata overnemen;
gegevens vergelijken met beschikbare klant- en productinformatie;
ontbrekende of afwijkende gegevens signaleren;
mogelijke dubbele bestellingen herkennen;
herhaalorders sneller verwerken;
een conceptorder in het ERP-systeem aanmaken;
alleen afwijkingen aan een medewerker voorleggen.

Welke gegevens betrouwbaar kunnen worden verwerkt, hangt af van de aangeleverde bestellingen en de informatie die in jullie systemen beschikbaar is.

Voor wie is dit interessant?

Slimme orderverwerking is vooral interessant voor organisaties die:

veel bestellingen per e-mail ontvangen;
werken met pdf-, Excel- of PO-bestanden;
regelmatig herhaalorders verwerken;
orders handmatig in een ERP-systeem invoeren;
klantgebonden artikelen of prijsafspraken gebruiken;
veel tijd kwijt zijn aan controle en herstelwerk;
hun ordervolume willen laten groeien zonder extra administratieve druk.

Het aantal orders is niet het enige criterium. De meeste waarde ontstaat wanneer medewerkers steeds dezelfde gegevens overnemen en uitzonderingen moeilijk te herkennen zijn.

Wat levert het op?

De waarde zit niet alleen in minder invoerfouten. Bestellingen worden sneller verwerkt, kosten minder handmatig werk en het proces is minder afhankelijk van die ene collega die precies weet hoe alles in het ERP moet.

Rekenvoorbeeld
Stel: je verwerkt 500 orders per maand. In een onderzoek onder honderden bedrijven duurde handmatige verwerking gemiddeld 11 minuten per order, tegenover 3 minuten bij geautomatiseerde verwerking. Dat is 66 uur verschil per maand!

Meer orders met dezelfde capaciteit

Minder herstelwerk

Snellere orderverwerking

Minder invoerfouten

Minder handmatig invoerwerk

De techniek leest de bestelling uit en zet de order klaar in het ERP. Ontbreekt er informatie of wijkt er iets af? Dan controleert je medewerker de gegevens en beslist of de order wordt verwerkt.

Michael Königshausen

Developer

Hoe kan Keistoer hierbij helpen?

Je hoeft niet meteen alle bestellingen te automatiseren. We beginnen met de orders waarbij slimme verwerking het meeste oplevert, bijvoorbeeld veelvoorkomende herhaalorders. Werkt dat goed, dan breiden we stap voor stap uit.

Begrijpen 1 We brengen in kaart hoe bestellingen binnenkomen, welke gegevens medewerkers overnemen en waar fouten of vertragingen ontstaan

Richting bepalen 2 Samen bepalen we welke orderstromen als eerste geschikt zijn, welke controles nodig zijn en wanneer een medewerker moet meekijken.

Ontwikkelen 3 We bouwen de herkenning en controles en sluiten de oplossing waar mogelijk aan op de mailbox, klantgegevens en het ERP-systeem.

Doorontwikkelen 4 Na livegang gaan we op basis van resultaten en feedback de verwerking verbeteren en voegen we gericht nieuwe orderstromen toe.

Je vertelt hoe bestellingen binnenkomen en waar het handmatig invoeren of controleren vastloopt. Heb je voorbeelden van orders die lastig te verwerken zijn? Neem ze mee. Dan bekijken we samen wat haalbaar is en welke gegevens daarvoor nodig zijn.

Ready for the next step?
Laat het ons weten!

Naam

Bedrijfsnaam

Telefoonnummer

E-mailadres

Waar denk je aan?

Gelukt!

Bedankt voor je bericht. We lezen het door en nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Team Keistoer

Oeps! Er gaat iets mis. Probeer het nogmaals.

Sorry, er gaat helaas iets mis