Automatische offertemaker

Een offerte maken is vaak vooral informatie verzamelen

Klantgegevens staan in het CRM, prijzen in het ERP en berekeningen in Excel. Voorwaarden worden uit een eerdere offerte gehaald en voor afwijkende aanvragen is de kennis van een ervaren collega nodig.

Het maken van de offerte zelf is dan niet altijd het grootste werk. De meeste tijd gaat zitten in zoeken, overnemen, controleren en afstemmen. Daardoor blijven aanvragen langer liggen en is de uitkomst afhankelijk van wie de offerte maakt.

Automatisch samenstellen, berekenen en controleren

De automatische offertemaker haalt de benodigde gegevens op uit de beschikbare systemen. Op basis van jullie producten, diensten, prijzen en rekenregels wordt een voorstel samengesteld.

Ontbreekt er informatie, wijkt een prijs af of valt de berekende marge buiten de afgesproken grens? Dan wordt dit zichtbaar gemaakt voor de medewerker. De offerte wordt pas definitief wanneer iemand de inhoud heeft beoordeeld.

Wat kan een automatische offertemaker doen?

Afhankelijk van jullie offerteproces en systemen kan de oplossing onder andere:

• aanvragen en klantgegevens uit een CRM of formulier overnemen;
• producten, diensten en werkzaamheden toevoegen;
• actuele prijzen en klantspecifieke prijsafspraken ophalen;
• aantallen, uren, toeslagen en kortingen berekenen;
• standaardteksten en voorwaarden toevoegen;
• opties en alternatieven in de offerte opnemen;
• minimale marges of andere commerciële regels controleren;
• ontbrekende of afwijkende informatie signaleren;
• offertes volgens een vaste huisstijl opmaken;
• een conceptofferte als document of pdf genereren;
• offertes ter goedkeuring aan een collega voorleggen;
• de definitieve offerte registreren in het CRM of ERP;
• opvolgtaken en herinneringen klaarzetten.

Welke onderdelen betrouwbaar kunnen worden geautomatiseerd, hangt af van de beschikbare gegevens en de manier waarop prijzen, calculaties en voorwaarden nu zijn ingericht.

Voor wie is dit interessant?

Een automatische offertemaker is vooral interessant voor organisaties die:

• regelmatig offertes met terugkerende onderdelen maken;
• klantgegevens, prijzen en calculaties uit verschillende systemen halen;
• veel tijd kwijt zijn aan zoeken, overnemen en controleren;
• werken met klantspecifieke prijzen, kortingen of voorwaarden;
• offertes door een ervaren collega of ondernemer laten controleren;
• sneller op aanvragen willen reageren;
• minder afhankelijk willen zijn van persoonlijke kennis;
• meer eenheid willen in prijzen, inhoud en uitstraling.

De meeste waarde ontstaat wanneer offertes voldoende structuur hebben om onderdelen te automatiseren, maar nog steeds commerciële of inhoudelijke beoordeling vragen.

Wat levert het op?

De waarde zit niet alleen in sneller een document maken. Aanvragen worden eerder opgepakt, medewerkers gebruiken dezelfde actuele gegevens en controles vinden plaats voordat de offerte naar de klant gaat.