Automatische mailverwerking

Elke mail bij de juiste persoon, op het juiste moment

Snellere opvolging

Belangrijke aanvragen, wijzigingen en klantvragen worden eerder zichtbaar en sneller bij de juiste persoon aangeboden.

Duidelijk eigenaarschap

Bij iedere e-mail is duidelijk wie verantwoordelijk is. Vooral bij gedeelde mailboxen voorkomt dit twijfel en dubbel werk.

Minder gemiste berichten

Openstaande e-mails blijven zichtbaar. Zo wordt de kans kleiner dat een aanvraag, bestelling of klacht ongemerkt blijft liggen.

We brengen samen in beeld waar je mailproces tijd kost en wat als eerste verschil maakt.

Ruud van Ham

Designer, Eigenaar

Slimme mailverwerking

In een organisatie met veel klanten, projecten en processen komt voortdurend nieuwe informatie binnen. Aanvragen, bestellingen, wijzigingen, facturen en klantvragen belanden allemaal in de mailbox.

Keistoer bouwt slimme mailregie die herkent waar binnenkomende e-mails over gaan, bepaalt wie ze moet oppakken en de juiste vervolgstap klaarzet.

Zo verminder je handmatig sorteerwerk, ontstaat duidelijk eigenaarschap en wordt de kans kleiner dat belangrijk werk blijft liggen.

swipe

Een volle mailbox is vaak een vol werkproces

Een drukke mailbox brengt nieuw werk met zich mee: offertes, leveringen, projectinformatie en problemen. Medewerkers moeten bepalen wat urgent is en wie het oppakt. Vooral in gedeelde mailboxen blijft die verantwoordelijkheid vaak onduidelijk. Berichten worden daardoor doorgestuurd, dubbel behandeld of te laat opgepakt.

Automatisch herkennen, verdelen en opvolgen

Slimme mailverwerking herkent waar een e-mail over gaat, welke actie nodig is en hoe urgent die is. Op basis van jullie afspraken wordt het bericht gelabeld, geprioriteerd of toegewezen. Waar passend start de e-mail direct een taak of vervolgproces in een CRM-, ERP- of taakbeheersysteem. Zo wordt de mailbox een duidelijke ingang voor nieuw werk.

Een voorbeeld
Een klant mailt met een offerteaanvraag. Slimme mailregie herkent de aanvraag, koppelt die aan de juiste klant en zet een taak klaar voor de verantwoordelijke medewerker. Zo raakt de aanvraag niet zoek tussen andere berichten en is meteen duidelijk wie ermee aan de slag gaat.

Wat kan slimme mailverwerking doen?

Afhankelijk van jullie processen en systemen kan de oplossing onder andere:

klantvragen herkennen en verdelen;
aanvragen aan verkoop toewijzen;
bestellingen naar orderverwerking sturen;
facturen voor de administratie klaarzetten;
klachten en urgente berichten markeren;
projectmails aan het juiste project of team koppelen;
berichten automatisch labelen en prioriteren;
bijlagen en belangrijke gegevens herkennen;
een verantwoordelijke medewerker aanwijzen;
een taak of opvolgactie klaarzetten;
zichtbaar maken welke berichten nog niet zijn behandeld;
informatie doorzetten naar een CRM- of ERP-systeem.

Welke acties mogelijk en betrouwbaar zijn, hangt af van de beschikbare informatie en de manier waarop jullie mailproces is ingericht.

Voor wie is dit interessant?

Slimme mailverwerking is vooral interessant voor organisaties die:

dagelijks veel e-mails verwerken;
met meerdere projecten of klantprocessen werken;
veel informatie met klanten, leveranciers en collega’s uitwisselen;
gebruikmaken van persoonlijke of gedeelde mailboxen;
berichten regelmatig intern doorsturen;
moeite hebben om eigenaarschap te bewaken;
gegevens uit e-mails handmatig overnemen;
meer grip willen op openstaande vragen en acties.

Wat levert het op?

De meeste waarde ontstaat wanneer ieder bericht belangrijk werk kan bevatten en goede opvolging afhankelijk is van handmatige beoordeling.

2,5 uur per week minder sorteerwerk
Stel: dagelijks moeten 15 e-mails handmatig worden beoordeeld en toegewezen. Kost dat 2 minuten per bericht? Dan is dat 2,5 uur per werkweek. Slimme mailregie herkent en verdeelt deze berichten automatisch, zodat medewerkers sneller aan de slag kunnen

Duidelijk eigenaarschap

Snellere opvolging

Minder handmatig sorteerwerk

Minder gemiste berichten

Meer grip op het werk

De techniek doet het voorwerk en signaleert. Je medewerker controleert, beslist en blijft verantwoordelijk.

Klaas Petalo

Developer

Hoe kan Keistoer hierbij helpen?

Je hoeft niet meteen alle e-mails te automatiseren. We beginnen met berichten waarbij slimme mailregie het meeste oplevert, zoals offerteaanvragen of urgente klantvragen. Werkt dat goed, dan breiden we stap voor stap uit.

Begrijpen 1 We brengen in kaart welke e-mails binnenkomen, wie ze behandelt en waar vertraging, dubbel werk of onduidelijkheid ontstaat.

Richting bepalen 2 Samen bepalen we welke berichten als eerste worden herkend, hoe de verdeling moet verlopen en wanneer menselijke controle nodig blijft.

Ontwikkelen 3 We richten de herkenning, prioritering en werkverdeling in. We sluiten de oplossing aan op bestaande mailboxen, CRM-, ERP- of taakbeheersystemen.

Doorontwikkelen 4 De oplossing wordt in de praktijk gebruikt. Op basis van echte e-mails, resultaten en feedback verbeteren en breiden we de mailregie gericht uit.

De eerste stap is een vrijblijvende kennismaking. Je vertelt hoe jullie mailboxen werken en waar e-mails blijven liggen. Neem gerust een paar voorbeelden mee, zoals een offerteaanvraag of een bericht dat lastig te beoordelen is. Dan bekijken we samen welke berichten we kunnen herkennen en hoe we ze goed kunnen opvolgen.

Ready for the next step?
Laat het ons weten!

Naam

Bedrijfsnaam

Telefoonnummer

E-mailadres

Waar denk je aan?

Gelukt!

Bedankt voor je bericht. We lezen het door en nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Team Keistoer

Oeps! Er gaat iets mis. Probeer het nogmaals.

Sorry, er gaat helaas iets mis