Automatische factuurcontrole

Zie direct welke facturen niet kloppen

Meer grip en overzicht

Je ziet welke afwijkingen terugkeren, waar fouten ontstaan en welke leveranciers, klanten of processen extra aandacht vragen.

Minder handmatig controlewerk

Medewerkers hoeven niet langer iedere factuur regel voor regel na te lopen. Zij controleren alleen waar mogelijk iets niet klopt.

Minder onnodige betalingen

Mogelijke dubbele facturen, verkeerde prijzen en afwijkende bedragen worden eerder zichtbaar.

Onze automatische factuurcontrole spoort fouten op voordat ze geld kosten. Je ziet waar je te veel betaalt, omzet mist en administratieve tijd verspilt.

Toine Vos

Developer, Eigenaar

Slim controleren

Facturen lijken vaak te kloppen. Toch kunnen dubbele facturen, verkeerde prijzen, afwijkende aantallen en ontbrekende bedragen ongemerkt door de controle komen.

Keistoer bouwt een slimme factuurcontrole die automatisch onderzoekt welke inkoop- en verkoopfacturen extra aandacht nodig hebben. Je medewerkers krijgen een duidelijke actielijst en hoeven niet langer iedere factuur volledig na te lopen.

Zo verminder je handmatig controlewerk, verklein je de kans op financiële fouten en zie je sneller waar geld blijft liggen.

swipe

Controleren kost tijd. Niet controleren kost geld.

Wanneer het aantal facturen groeit, wordt volledige handmatige controle steeds lastiger. Medewerkers vergelijken gegevens uit verschillende systemen en vertrouwen op hun ervaring. Een dubbele factuur, afwijkende prijs of niet-gefactureerde levering kan ongemerkt blijven liggen en later voor herstelwerk zorgen.

Automatisch controleren wat aandacht nodig heeft.
De oplossing vergelijkt facturen met beschikbare orders, leveringen, prijsafspraken, contracten en ERP-gegevens. Mogelijke afwijkingen komen in een korte, concrete actielijst.

Een voorbeeld
Een leverancier stuurt een factuur voor 120 stuks. Het bedrag klopt met de prijsafspraak, dus de factuur wordt goedgekeurd. Alleen zijn er die week 100 stuks geleverd. Zonder vergelijking met de leverbon valt dat niet op. Slimme factuurcontrole legt factuur, order en levering naast elkaar en zet deze factuur op de actielijst, met het verschil erbij.

Wat kan slimme factuurcontrole doen?

Afhankelijk van jullie processen en beschikbare gegevens kan de oplossing onder andere:

dubbele inkoop- en verkoopfacturen herkennen;
afwijkingen in prijzen en aantallen signaleren;
facturen vergelijken met orders en leveringen;
ontbrekende of afwijkende referenties herkennen;
ongebruikelijke bedragen of patronen zichtbaar maken;
controleren op afwijkingen van contract- en prijsafspraken;
signaleren welke orders of leveringen mogelijk nog niet zijn gefactureerd;
facturen selecteren die aanvullende controle nodig hebben.

Welke controles betrouwbaar mogelijk zijn, hangt af van de beschikbare informatie en de manier waarop jullie factuurproces is ingericht.

Voor wie is dit interessant?

Slimme factuurcontrole is vooral interessant voor organisaties die:

veel inkoop- of verkoopfacturen verwerken;
facturen grotendeels handmatig controleren;
gegevens uit verschillende systemen vergelijken;
werken met orders, leveringen en prijsafspraken;
regelmatig correcties of creditfacturen verwerken;
minder afhankelijk willen zijn van handmatige kennis;
meer grip willen op afwijkingen en gemiste omzet.

Het aantal facturen is niet het enige criterium. De meeste waarde ontstaat wanneer controle veel tijd kost, gegevens verspreid staan of fouten moeilijk te herkennen zijn.

Wat levert het op?

De waarde zit niet alleen in de fouten die je eerder ontdekt. Je krijgt ook een controleproces dat minder tijd kost, beter te overzien is en niet afhangt van die ene collega die precies weet waar je op moet letten.

Rekenvoorbeeld
Stel: je verwerkt 1.000 inkoopfacturen per maand. Als 1 op de 200 facturen een dubbele betaling of verkeerde prijs bevat, gaat het om 5 facturen per maand. Bij een gemiddeld factuurbedrag van € 500 is dat € 30.000 per jaar dat je mogelijk onterecht betaalt.

Minder onnodige betalingen

Minder gemiste omzet

Minder handmatig controlewerk

Meer grip en overzicht

Minder afhankelijkheid

Het systeem keurt niets zelfstandig af. Het laat zien waar je moet kijken. De beslissing blijft bij je eigen mensen, alleen hoeven ze niet meer alles zelf na te lopen.

Mariëlle Rietjens

Project & Operations manager

Hoe kan Keistoer hierbij helpen?

Je hoeft niet meteen alles te automatiseren. We beginnen met de controles die bij jullie het meeste opleveren, bijvoorbeeld dubbele facturen of verschillen tussen factuur en levering. Werkt dat goed, dan breiden we stap voor stap uit.

Begrijpen 1 We kijken hoe facturen nu binnenkomen, worden gecontroleerd en verwerkt, en waar de meeste tijd in gaat.

Richting bepalen 2 We kiezen samen welke controles het meeste opleveren en welke gegevens daarvoor nodig zijn.

Ontwikkelen 3 We bouwen de controles en koppelen ze waar mogelijk aan jullie administratie, ERP-systeem en andere informatiebronnen.

Doorontwikkelen 4 Na livegang kijken we samen naar de resultaten. Controles die te veel of te weinig signaleren, scherpen we aan.

De eerste stap is een vrijblijvende kennismaking. Je vertelt hoe jullie facturen nu controleren en waar het knelt. Heb je een paar voorbeelden van facturen die lastig te controleren zijn, of fouten die eerder door de controle zijn gekomen? Neem ze mee. Aan de hand daarvan laten we zien welke controles bij jullie haalbaar zijn en welke gegevens daarvoor nodig zijn.

Ready for the next step?
Laat het ons weten!

Naam

Bedrijfsnaam

Telefoonnummer

E-mailadres

Waar denk je aan?

Gelukt!

Bedankt voor je bericht. We lezen het door en nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Team Keistoer

Oeps! Er gaat iets mis. Probeer het nogmaals.

Sorry, er gaat helaas iets mis