AI-beleid & AI-geletterdheid

Copilot voor een klantmail, ChatGPT voor een offerte of een slimme agent in je planning, HR-software of administratie. AI komt meestal niet binnen via een groot project. Medewerkers beginnen er gewoon mee.

Dat biedt kansen, maar het roept ook vragen op. Welke tools staan we toe? Welke informatie mag erin? Wie controleert de uitkomst? En weten medewerkers eigenlijk wat de afspraken zijn?

Artikel 4 van de Europese AI-verordening verplicht organisaties die AI-systemen aanbieden of gebruiken om maatregelen te nemen rond AI-geletterdheid. De verplichting geldt sinds 2 februari 2025. Sinds augustus 2026 kunnen toezichthouders hier ook daadwerkelijk op handhaven.

AI is al onderdeel van het werk

De kans is groot dat AI binnen jouw organisatie al wordt gebruikt. Misschien officieel, via zakelijke accounts en goedgekeurde software. Misschien buiten het zicht van directie, IT of leidinggevenden.

Dat laatste gebeurt zelden met verkeerde bedoelingen. Mensen willen sneller werken, een tekst verbeteren of informatie samenvatten. Maar zonder duidelijke afspraken maakt iedereen zijn eigen afweging. Dan kan vertrouwelijke informatie in een verkeerd account belanden. Een overtuigend maar onjuist antwoord kan bij een klant terechtkomen. Of AI krijgt ongemerkt invloed op beslissingen waarvoor menselijk oordeel nodig blijft.

De vraag is daarom niet meer óf je iets met AI moet, maar hoe je het verantwoord organiseert.

Wat vraagt de AI-verordening?

Artikel 4 verplicht organisaties die AI-systemen aanbieden of binnen hun organisatie gebruiken om maatregelen te nemen die de ontwikkeling van AI-geletterdheid bij medewerkers ondersteunen.

De wet schrijft geen standaardcursus, verplicht examen of specifiek certificaat voor. De aanpak moet aansluiten op:

1. de AI-systemen die je gebruikt;
2. de kennis en ervaring van de gebruiker;
3. de werkzaamheden waarvoor AI wordt ingezet;
4. de risico’s voor klanten, medewerkers en andere betrokkenen.

Een eenmalige presentatie of een doorgestuurde handleiding is dus niet automatisch genoeg. Je moet kunnen uitleggen welke maatregelen je hebt genomen en waarom die passen bij het gebruik binnen jouw organisatie.

Kun je niet laten zien welke AI wordt gebruikt, welke afspraken gelden en hoe medewerkers worden meegenomen? Dan is het lastig om aan te tonen dat AI-geletterdheid binnen je organisatie goed is georganiseerd.
 

Hoe kan Keistoer je hierbij helpen?

1. In kaart brengen

We beginnen bij wat er werkelijk gebeurt. Niet bij wat er volgens het management zou moeten gebeuren. Welke AI-tools worden gebruikt? Door wie? Met welke accounts? Welke informatie wordt ingevoerd? En waar heeft AI invloed op een proces, advies of beslissing?

• overzicht van gebruikte toepassingen en accounts;
• inzicht in de betrokken functies en werkzaamheden;
• zicht op de belangrijkste risico’s en onduidelijkheden.

2. Duidelijke keuzes maken

Daarna bepalen we samen wat binnen jouw organisatie wel en niet verantwoord is. Welke tools keuren we goed? Mogen medewerkers privéaccounts gebruiken? Welke klantgegevens, persoonsgegevens of bedrijfsinformatie mogen nooit worden ingevoerd? Wanneer is menselijke controle verplicht? Wie beoordeelt nieuwe toepassingen?

Het resultaat is een praktisch AI-beleid. Geen dikke map vol juridische taal, maar duidelijke afspraken waarmee mensen kunnen werken.

• afspraken over tools, accounts en gegevens;
• regels voor controle en verantwoordelijkheid;
• een werkwijze voor nieuwe toepassingen en incidenten;
• beleid dat aansluit op je organisatie en dagelijkse praktijk.

3. Mensen meenemen

Beleid op papier verandert nog geen gedrag. Medewerkers moeten begrijpen wat AI wel en niet kan. Ze moeten weten waarom een antwoord overtuigend kan klinken en toch fout kan zijn. Welke informatie gevoelig is. Wanneer controle nodig is. En bij wie ze terechtkunnen als ze twijfelen.

Daarom vertalen we het beleid naar een praktische sessie voor de mensen die ermee werken. Met situaties uit hun eigen dagelijkse werk.

• uitleg over het AI-beleid van de organisatie;
• bewustwording van fouten, vooroordelen en gegevensrisico’s;
• herkenbare voorbeelden per functie of afdeling;
• praktische manieren om AI veilig én nuttig te gebruiken.

4. Borgen en bijstellen

AI verandert snel. Nieuwe toepassingen verschijnen en bestaande software krijgt steeds meer slimme functies.

Daarom spreken we af wie verantwoordelijk blijft, hoe nieuwe tools worden beoordeeld en wanneer beleid en instructie opnieuw worden bekeken. Zo blijft de aanpak aansluiten op de praktijk.

Hoe zit het bij jou?

Kun je vandaag laten zien:

1. welke AI-tools binnen je organisatie worden gebruikt;
2. welke afspraken gelden voor accounts en informatie;
3. wanneer menselijke controle nodig is;
4. hoe medewerkers zijn geïnstrueerd;
5. wie verantwoordelijk is voor nieuwe toepassingen?

Kun je niet op alles direct antwoord geven? Dan weet je waar je moet beginnen. We brengen de huidige situatie in beeld, maken duidelijk wat ontbreekt en bepalen samen welke stappen nodig zijn.